Dokumentasi Sistem Manajemen K3

Pendokumentasian merupakan unsur utama setiap sistem manajemen dan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses dan prosedur kegiatan perusahaan harus ditentukan dan didokumentasikan serta diperbarui apabila diperlukan. Perusahaan harus dengan jelas menentukan jenis dokumen dan pengendaliannya yang efektif. Pendokumentasian dalam penerapan SMK3 dapat mendukung kesadaran pekerja/buruh dalam rangka mencapai tujuan K3 dan evaluasi terhadap sistem dan kinerja K3. Bobot dan mutu pendokumentasian ditentukan oleh kompleksitas kegiatan perusahaan. Apabila unsur SMK3 terintegrasi dengan sistem manajemen perusahaan secara menyeluruh, maka pendokumentasian SMK3 harus diintegrasikan dalam keseluruhan dokumentasi yang ada.

Perusahaan harus mengatur dan memelihara kumpulan ringkasan pendokumentasian untuk :

a.            Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran K3;

b.            Menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran K3;

c.            Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur;

d.           Memberikan arahan mengenai dokumen yang terkait dan menguraikan unsur-unsur lain dari sistem manajemen perusahaan;

e.            Menunjukkan bahwa unsur-unsur SMK3 yang sesuai untuk perusahaan telah diterapkan.

Dokumentasi system manajemen K3 juga harus mencakup :
1. Kebijakan dan objektif K3
2. Uraian lingkup system manajemen K3
3. Uraian elemen utama dari system manajemen K3, interaksi dan refensi untuk dokumen terkait
4. Dokumen termasuk dalam rekaman yang disyaratkan OHSAS 18001 ;
5. Dokumen termasuk dalam rekaman yang ditentukan dan di perlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan yang efektif, operasi dan pengendalian proses yang berkaitan dengan manajemen resiko K3.
Dokumentasi hendaknya proporsional dengan tingkat kerumitan, bahaya dan risiko yang ada dan di buat seminimal mungkin untuk efektifitas dan efisiensi.